Plan Operativo Anual para Todos. (POA)

Plan operativo anual (POA)

El plan operativo anual es un documento formal en el que se enumeran, por parte de los responsables de  una empresa (compañía, departamento, sucursal u oficina) los objetivos a conseguir durante el presente año de trabajo.

El plan operativo anual debe estar perfectamente alineado con el plan estratégico de la empresa, y su especificación sirve para concretar, además de los objetivos a conseguir cada año, la manera de alcanzarlos que debe seguir cada entidad (departamento, sucursal, oficina...).

Por ejemplo, ante un objetivo estratégico global del tipo: "Conseguir un incremento de ventas de RD$50,000,000 antes de 2022", un plan operativo debe desglosar esa cifra a través de indicadores departamentales para cada año: "Conseguir incremento RD$10,000,000 en el año 2017", : "Conseguir incremento RD$20,000,000 en el año 2018", hasta lograr : "Conseguir incremento RD$50,000,000 en el año 2022", por supuesto que debemos tener en cuenta que la medida de incremento será comparativa con el año base del 2016 en donde inicia el plan.

Lo interesante de los planes operativo es que como se alimentan del desglose y desfragmentación del Plan Estratégico Institucional,  pudiendo entonces permitirnos  crear Indicadores Departamentales que automáticamente se convierten en los objetivos para cada departamento, sucursal u oficina: "La oficina de San Pedro debe alcanzar una cifra de ventas de 2, 000,000 el año 2017", "La oficina de Higuey debe alcanzar una cifra de ventas de 1, 500,000 en el año 2017", etc...

Incluso, se puede volver más integrador y dentro de cada sucursal o departamento es posible colocar una predicción realista del volumen esperado de ventas para cada mes del año.

Por tanto, es común en un plan operativo anual disponer, para cada mes (desde enero a diciembre), de un valor POA para cada objetivo. A medida que va avanzando el año es posible fijar el valor real que se ha alcanzado y, por tanto, hallar posibles errores o desviaciones en el plan y de las metas propuestas con suficiente tiempo.

Por ejemplo, para el caso del objetivo:

"La oficina de San Pedro debe alcanzar una cifra de ventas de RD$2,000,000 en el año 2017". Si vamos por el mes de agosto y observamos que aún no llegan al RD$ 1,000,000 y sabemos que no tenemos productos estacionarios que esperamos un mes X para una gran venta, es muy probable que tengamos problemas en nuestra planeación de actividades que llevarían a lograr este objetivo. Si durante 4 u 8 meses observamos que lo que hacemos no está dando resultados, pues estamos a tiempo para someter algunos cambios en nuestro Planificación Operativa para el último cuatrimestre. Hacer lo mismo y esperar resultados diferentes es un acto de locura, pura y simple. Por esto los planes operativos no deben ser una enumeración de tareas y actividades rutinarias sacadas de su manual de funciones y escritas sobre un papel, tienen que tener objetivos retadores pero realistas alineados desde el más alto nivel estratégico y que incentiven directamente a crear proyectos que pueden que hagan una  realidad las metas establecidas cada año. Para ser un proyecto debe tener una fecha de inicio y fin, una calidad de esperada y unos recursos disponibles y medibles, siempre deben tener claro la diferencia de Proyectos y Procesos. Estos últimos no van en su POA a menos que no sea para mejorarlos pues de lo contrario no impactarían en nada en las metas dadas.

En lo que respecta al manejador del POA, lo correcto es que cada año se informe que inicia el proceso de Planificación Operativa Anual, y a cada sucursal, oficina o departamento se le dé su conjunto de metas en miras al cumplimiento de los indicadores definidos  y descritos dentro del mismo Plan Estratégico.

Cada gerente, Director o Encargado debe revisar los sistemas de indicadores entregados y sobre todo los resultados obtenidos durante años anteriores para en conjunto ir evaluando la pertinencia, prioridad, coherencia con metas institucionales, entre otros aspectos. Del análisis realizado concluir si estos indicadores siguen siendo relevantes para el logro de las metas o ya pasaron a ser algo bajo el total control del área y que tal vez ya no son necesarios mantenerse bajo un estricto proceso de control y medición.

Algunas Recomendaciones Generales a la hora de realizar su POA:

Paso 1: Insumos necesarios:

·         Revisar todos los indicadores y metas que le da la Oficina de Planificación, Comité de Planificación, Gerente General o Encargado del Proceso en su institución,  y presentar si está de acuerdo o no. Recuerde que estos son indicadores claves  identificados por las Autoridades como necesarios para el cumplimiento de los  objetivos institucionales, por lo que ya previamente paso un proceso de validación para conocer si son realistas y alcanzables bajo las condiciones actuales. Sin embargo este paso se hace pues siempre pueden ocurrir situaciones al margen en departamentos X o situaciones no planificadas que pueden poner en juego la realización de un indicador.

·         Es importante que tenga a mano otros proyectos y lineamientos sugeridos por su superior jerárquico ya que sabemos que no todo lo que se hace durante un año esta medido o direccionado por los Indicadores. Este tipo de proyectos e ideas es bueno que los tenga a mano y los coloque bajo el renglón de Otras Actividades en su POA.

·         Tenga a mano un listado de actividades y proyectos que usted entienda de alto impacto para su escuela o departamento (previa aprobación de su supervisor  correspondiente).

Paso 2: Liste todos los proyectos que entiende necesarios realizar durante el año para asegurar el logro de cada indicador. Respondiendo al  ¿Qué se hará?.

Paso 3: Liste todas las actividades/tareas que necesitarán  ser ejecutadas para asegurar el logro de cada proyecto. Respondiendo al  ¿Cómo se hará?.

Paso 4: Liste ¿Quiénes serán las personas responsables de ejecutar, controlar o dar seguimiento a cada actividad listada y en qué fecha/periodo deberán hacerlo? ¿Quién lo hará?.

Paso 5: Identificar para cada actividad ¿Qué recursos necesitará? Y ¿De qué recursos dispone? Respondiendo al  ¿Cuánto?.

Paso 6: Identifique las fechas en días, semanas o meses de Inicio y fin de cada actividad. ¿Cuándo se hará?, este aspecto será clave para el seguimiento y control de su mismo POA. Recuerde que el POA es su mapa de trabajo y si no tiene fecha de inicio y fin para cada actividad es muy probable que nunca sepa si está ejecutando su POA como debería estar.

Finalmente usted como manejador del proceso debe colocar una fecha de recolección y evaluación de estas informaciones  para que todos entreguen en un tiempo justo y razonable sus proyectos y actividades y estos puedan ser aprobadas o devueltas por las Autoridades o Comité responsable.

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