Reuniones para planificar Reuniones.

El trabajo en una empresa requiere de reflexión constante y de toma de riesgos. La gente intentará reducir la incertidumbre y el riesgo a través de discusiones y de la compartición de responsabilidades. Sin embargo las reuniones y la construcción de consenso excesivos pueden a una cultura de ineficiencia.

El número de asistencia a reuniones crece rápidamente en la medida en la que el grupo de los que  “les gustaría saber” se agrega a los participantes  que “necesitan saber”.

Expertos en el tema afirman que las mejores horas para realizar reuniones son las 9:00a.m. (Antes de comenzar el día) y 3:00 p.m. (después del almuerzo)

Existen muchos modelos, tips y recomendaciones para llevar a cabo reuniones, abajo encontraran algunas de las que entiendo más importantes.

1.       Conocer el propósito de la reunión y cuál es nuestro propósito al asistir

2.       Obtener toda la información que debemos llevar

3.       Conocer la agenda que se seguirá y asegurarnos que nuestra agenda coincide con la de la reunión

4.       Llegar a tiempo y estar en el salón de reunión hasta que la misma termine

5.       Nunca olvide la razón principal de la reunión

6.       Recordar la regla de oro en reuniones: “Rezar en público, criticar en privado”

7.       No convenga reuniones fuera de las horas normales de trabajo, a menos que sea una emergencia.

8.       No utilice las reuniones para destruir la carrera de otros

9.       Mantenga separados los asuntos personas de los asuntos de trabajo

10.   Siempre prepare una agenda clara y circularla con anticipación entre los participantes

11.   Termine una reunión programada regularmente cuando el propósito para realizarla ya no exista

12.   Siempre asegúrese que alguien entregue una minuta  antes de las 24 horas de concluida la reunión consolidando todas las responsabilidades acordadas.

Las reuniones siempre serán necesarias para mantener la comunicación en la empresa, realizar el trabajo en equipo y son de tanta importancia como cualquier otra actividad clave de la empresa ya que en ellas se: toman de decisiones, solucionan de problemas, intercambia información, planifica, entre otras.

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Como se pierde la Ventaja Competitiva.

Definitivamente si no conocemos los factores clave de éxito que traen clientes una y otra vez a nuestros negocios es muy probable  que esos mismos factores terminen convirtiéndose en desventaja competitiva.  Es un efecto boomerang  que sucede en nuestro país en proporciones increíbles.

Pondré de ejemplo un caso que se ve a cada momento en  negocios con alto crecimiento. Anoche tenía ganas de comerme un Sushi, en aquel lugar que prácticamente me evangelizo a comerlos, por su buen sabor, atención y velocidad de entrega, sin embargo como cliente antes de hacer la llamada para solicitar la orden ya estaba predispuesto pues en mi mente sabía que ya las cosas no eran como antes y ahora nos sorteábamos entre mi esposa y yo quien era que tendría que hacer la llamada para tener que soportar 15 minutos de espera en línea y todas las ineptitudes y excusas que un personal incompetente o sencillamente que no da abasto podía ofrecer. Inicia el viacrucis con una discusión entre mi esposa y yo para llamar, luego de un juego de piedra, papel y tijera gano yo por lo que ella se resigna y se pone su ropa  y casco de batalla y acepta mis consejos de que lo coja con calma que todo pasara rápido que tenga fe y calma.  Efectivamente  lo supuesto sucede y 10 minutos de musiquita después lo coge una joven sin ningún ánimo de darnos el servicio, espera que mi esposa le explica aéreamente que quiere un domicilio bastante cerca de su local,  y tan pronto mi esposa acaba la joven solo dice espere un minuto y pasan 5 minutos más de musiquita hasta que el que explota soy yo y le pido a mi esposa que lo vuelva a intentar de nuevo que podrá tener más posibilidad hablar con “alguien” nueva vez.  Sin embargo ya con hambre y casi 30 minutos perdidos vuelve y lo toma la misma joven que simplemente dice buenas noches el nombre del local y corta la llamada para hacer creer que se cayó. Múltiples factores pueden haber pasado, demasiados clientes en el local, demasiadas horas de trabajo, demasiada inconformidad con su salario o demasiada novata para el puesto pero como dice el dicho la tercera vez es la vencida y sencillamente ya decidimos no seguir intentándolo, después de todo es nuestro dinero.

Increíble que justamente las características que fueron óptimas para fidelizarme como cliente y hacer que yo les permitiera  tirarme 3 strikes sin hacer swing antes de retirarme del plato,  fueron justamente las características que les iniciaran a cerrar las puertas de su local. ¿Por qué?  Porque no se adaptaron al crecimiento y al no conocer su ventaja competitiva ni siquiera pudieron darse cuenta que en la medida que el negocio crecía el efecto boomerang les estaba quitando poco a poco esa ventaja.

¿Qué paso con nosotros?, pues luego de vivir 30 minutos de estrés, sencillamente llamamos a otro que tal vez no tenía la fama y tamaño del anterior pero que muy amablemente me ofreció la combinación de factores que estaba buscando, buen servicio, velocidad y calidad. Además de asombrarme y no tener que coger ni un solo pique. Pero todavía me asombro más pues al momento de que el delivery salía me llamo pidiéndome excusas,  lo que inmediatamente pensé dentro de mí, “era muy bueno para ser verdad”, pero para mi sorpresa era para decirme que el no era delivery pero que tienen tantas ordenes que el vendría personalmente en su carro a traernos el pedido ya que como somos clientes nuevos, no quieren que tuviéramos una mala impresión pero me aseguro que estaban contratando más delivery.

Alguna vez le preguntaste a tus clientes. ¿Por qué van a tu negocio?

Alguna vez le preguntaste a los que no son tus clientes. ¿Por qué no van a tu negocio?

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