Plan operativo anual
(POA)
El plan operativo anual es un
documento formal en el que se enumeran, por parte de los responsables de una empresa (compañía, departamento, sucursal
u oficina) los objetivos a conseguir durante el presente año de trabajo.
El plan operativo anual debe
estar perfectamente alineado con el plan estratégico de la empresa, y su
especificación sirve para concretar, además de los objetivos a conseguir cada
año, la manera de alcanzarlos que debe seguir cada entidad (departamento,
sucursal, oficina...).
Por ejemplo, ante un objetivo
estratégico global del tipo: "Conseguir un incremento de ventas de
RD$50,000,000 antes de 2022", un plan operativo debe desglosar esa cifra a
través de indicadores departamentales para cada año: "Conseguir incremento
RD$10,000,000 en el año 2017", : "Conseguir incremento RD$20,000,000 en
el año 2018", hasta lograr : "Conseguir incremento RD$50,000,000 en
el año 2022", por supuesto que debemos tener en cuenta que la medida de
incremento será comparativa con el año base del 2016 en donde inicia el plan.
Lo interesante de los planes
operativo es que como se alimentan del desglose y desfragmentación del Plan Estratégico
Institucional, pudiendo entonces permitirnos crear Indicadores Departamentales que automáticamente
se convierten en los objetivos para cada departamento, sucursal u oficina:
"La oficina de San Pedro debe alcanzar una cifra de ventas de 2, 000,000 el
año 2017", "La oficina de Higuey debe alcanzar una cifra de ventas de
1, 500,000 en el año 2017", etc...
Incluso, se puede volver más integrador
y dentro de cada sucursal o departamento es posible colocar una predicción realista
del volumen esperado de ventas para cada mes del año.
Por tanto, es común en un plan
operativo anual disponer, para cada mes (desde enero a diciembre), de un valor
POA para cada objetivo. A medida que va avanzando el año es posible fijar el
valor real que se ha alcanzado y, por tanto, hallar posibles errores o
desviaciones en el plan y de las metas propuestas con suficiente tiempo.
Por ejemplo, para el caso del
objetivo:
"La oficina de San Pedro
debe alcanzar una cifra de ventas de RD$2,000,000 en el año 2017". Si
vamos por el mes de agosto y observamos que aún no llegan al RD$ 1,000,000 y
sabemos que no tenemos productos estacionarios que esperamos un mes X para una
gran venta, es muy probable que tengamos problemas en nuestra planeación de
actividades que llevarían a lograr este objetivo. Si durante 4 u 8 meses observamos
que lo que hacemos no está dando resultados, pues estamos a tiempo para someter
algunos cambios en nuestro Planificación Operativa para el último cuatrimestre.
Hacer lo mismo y esperar resultados diferentes es un acto de locura, pura y
simple. Por esto los planes operativos no deben ser una enumeración de tareas y
actividades rutinarias sacadas de su manual de funciones y escritas sobre un
papel, tienen que tener objetivos retadores pero realistas alineados desde el más
alto nivel estratégico y que incentiven directamente a crear proyectos que
pueden que hagan una realidad las metas establecidas
cada año. Para ser un proyecto debe tener una fecha de inicio y fin, una
calidad de esperada y unos recursos disponibles y medibles, siempre deben tener
claro la diferencia de Proyectos y Procesos. Estos últimos no van en su POA a
menos que no sea para mejorarlos pues de lo contrario no impactarían en nada en
las metas dadas.
En lo que respecta al manejador
del POA, lo correcto es que cada año se informe que inicia el proceso de Planificación
Operativa Anual, y a cada sucursal, oficina o departamento se le dé su conjunto
de metas en miras al cumplimiento de los indicadores definidos y
descritos dentro del mismo Plan Estratégico.
Cada gerente, Director o Encargado debe revisar
los sistemas de indicadores entregados y sobre todo los resultados obtenidos durante
años anteriores para en conjunto ir evaluando la pertinencia, prioridad,
coherencia con metas institucionales, entre otros aspectos. Del análisis
realizado concluir si estos indicadores siguen siendo relevantes para el logro
de las metas o ya pasaron a ser algo bajo el total control del área y que tal
vez ya no son necesarios mantenerse bajo un estricto proceso de control y medición.
Algunas Recomendaciones Generales a la hora de realizar su
POA:
Paso 1: Insumos necesarios:
· Revisar
todos los indicadores y metas que le da la Oficina de Planificación, Comité
de Planificación, Gerente General o Encargado del Proceso en su institución, y presentar si está de acuerdo o no. Recuerde
que estos son indicadores claves identificados por las Autoridades como
necesarios para el cumplimiento de los
objetivos institucionales, por lo que ya previamente paso un proceso de validación
para conocer si son realistas y alcanzables bajo las condiciones actuales. Sin
embargo este paso se hace pues siempre pueden ocurrir situaciones al margen en
departamentos X o situaciones no planificadas que pueden poner en juego la realización
de un indicador.
· Es
importante que tenga a mano otros proyectos y lineamientos sugeridos por su
superior jerárquico ya que sabemos que no todo lo que se hace durante un año esta
medido o direccionado por los Indicadores. Este tipo de proyectos e ideas es
bueno que los tenga a mano y los coloque bajo el renglón de Otras Actividades
en su POA.
· Tenga
a mano un listado de actividades y proyectos que usted entienda de alto impacto
para su escuela o departamento (previa aprobación de su supervisor correspondiente).
Paso 2: Liste todos los
proyectos que entiende necesarios realizar durante el año para asegurar el
logro de cada indicador. Respondiendo al ¿Qué se hará?.
Paso 3: Liste todas las
actividades/tareas que necesitarán ser ejecutadas para asegurar el logro
de cada proyecto. Respondiendo al ¿Cómo se hará?.
Paso 4: Liste
¿Quiénes serán las personas responsables de ejecutar, controlar o dar
seguimiento a cada actividad listada y en qué fecha/periodo deberán hacerlo? ¿Quién lo hará?.
Paso 5: Identificar
para cada actividad ¿Qué recursos necesitará? Y ¿De qué recursos dispone?
Respondiendo al ¿Cuánto?.
Paso 6: Identifique las
fechas en días, semanas o meses de Inicio y fin de cada actividad. ¿Cuándo se hará?,
este aspecto será clave para el seguimiento y control de su mismo POA. Recuerde
que el POA es su mapa de trabajo y si no tiene fecha de inicio y fin para cada
actividad es muy probable que nunca sepa si está ejecutando su POA como debería
estar.
Finalmente usted como manejador
del proceso debe colocar una fecha de recolección y evaluación de estas informaciones
para que todos entreguen en un tiempo
justo y razonable sus proyectos y actividades y estos puedan ser aprobadas o
devueltas por las Autoridades o Comité responsable.
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