El ABC de la Planificación Estratégica. Part.1

Iniciare esta serie  de artículos con 2 cuestionamientos de autoevaluación gerencial.

1.       ¿Tiene su empresa su misión  y su visión por escrito y a la vista de todos? Me atrevería a responder por ustedes y mi respuesta seria que más del 99.5% de los lectores  de esta revista dirá que SI la tiene…

2.       Además del status gerencial y del amplio importe decorativo que  les proporciona a las paredes. ¿Entiende usted que de su filosofía de negocio está direccionando correctamente a los empleados de su empresa/departamento?. Responder esta segunda pregunta es un poco más compleja  y encontraremos su respuesta en uno de los cuestionarios más reconocidos al hablar de integración y alineación del personal. Una encuesta utilizada por el Covey Center  y publicada en el libro el octavo habito, del autor y gurú del liderazgo y la gestión empresarial el Sr. Steven Covey. Utilizando preguntas similares aplique dicha encuesta en santo domingo con una muestra de 467 empleados de diversas ramas, categorías y sectores empresariales,  arrojando unos resultados extraordinariamente similares a los que fueron publicados por el Centro con una muestra de  33,000 estadounidenses.  

Los resultados que encontré fueron los siguientes:

a.       Solo el 31% de los encuestados dijeron comprender claramente lo que su empresa intentaba alcanzar a mediano/largo plazo y el por qué quería conseguirlo.

b.      Solo uno de cada cinco dijo sentirse entusiasmado por los objetivos de su departamento e institución y marco que veía cierta alineación entre sus tareas y los objetivos departamentales.

c.       Solo la mitad se sentía satisfecho con el trabajo que realizaba al final de cada semana.

d.      Solo el 15% tenía la sensación de trabajar en un entorno de gran confianza.

e.      Solo el 14% creía que su organización fomentaba la comunicación abierta y respetuosa con las discrepancias que genera ideas nuevas y mejores.

f.        Solo el 10% creía que la organización atribuía a las personas la responsabilidad de los resultados.

g.       Solo el 19% confiaba plenamente en la organización para la que trabajan.

h.      Solo el 13% mantenía unas relaciones de profunda confianza y cooperación con otros grupos y departamentos.

Algo está pasando pues si suponemos que todos los miembros de una organización conocen, entienden y se aprenden  la “Visión y la Misión” de su organización al menos deberían estar más claros de lo que se espera de ellos y conocer ligeramente lo que la institución pretende alcanzar con su ayuda.

Mi respuesta es sencilla y es que tener escrita la Visión y la Misión es solo el primer paso, pero el reto real está en crear todo un plan que la sostenga de manera tal que los empleados se den cuenta que en verdad TODOS están tras estos objetivos y que todos los días se levantan no para digitar más o tomar más llamadas, o conversar con 100 clientes, sino por un objetivo mayor que impulsará el bienestar de la institución conjuntamente con su bienestar individual. El objetivo final siempre sera llevar esa misión y visión al corazón de los empleados, a sabiendas de que para llegar ese corazón primero debe estar claramente en corazón de sus líderes.

¿Al dar consultoría a mis clientes siempre estoy listo para la primera pregunta que me hacen luego de darles una introducción parecida a la anterior. ¿Cómo hacer que la Visión de la empresa esté en el corazón de todos los que conformamos la empresa? (líderes y empleados).

Para responder la anterior pregunta evaluemos el concepto completo del plan estratégico institucional a través de los siguientes tips que les dejo.

TIP 1: La Filosofía institucional en primer orden siempre deberá direccionarse hacia el capital humano de la institución. Mientras más sincera suene mejor porque sus empleados la leerán en lenguaje natural y percibirán que no es un poema más para decorar paredes sino que a través de ella lo escrito en esa pared realmente se puede ver con acciones que diariamente se ejecutan a través de un plan.

TIP 2: Cualquier estrategia de cualquier organización o persona SIEMPRE deberá tener sus bases fundamentadas sobre la realidad, (ser medible y alcanzable),  pues en lo que podamos medir y en lo que nuestros equipos puedan alcanzar es que estará la efectividad del “Plan Estratégico”. Desde un inicio tenga clara lo que usted pretende alcanzar al final de 5 o 10 años en números y proyectos claros.

TIP 3: Comunicación Abierta: Siempre recomiendo  tenerla siempre a la vista. SOBRE LA PARED, quitar todo el arte y cuadros que muchas veces no aportan nada y tener colgado en las paredes tablas vivas para actualizar frecuentemente los status de sus planes y scorecard departamentales, para que todas las personas la puedan estar observando y diariamente vean su avance, vean que está viva y vean que  su trabajo diario empuja hacia una meta común y sientan que son parte fundamental de ella para alcanzarla.

El mayor beneficio de tener tu estrategia a la vista es que ni tu ni tus empleados jamás la perderán de vista!!!.  Estarán a todo momento viendo la estrategia como un todo y su actualización empujara hacia el progreso permanente y al cambio de cultura organizacional. Con el tiempo las personas iniciaran a decir menos “cuidado que creo que viene el jefe!!!” y más “estamos en nuestra meta sigamos como vamos”

TIP 4: LAS PERSONAS LES MOTIVA LA INNOVACION, EL AVANCE, LA ACTUALIZACION REGULAR Y QUE LO TOMEN EN CUENTA. La información es poder, y si su empresa está en un proceso de mejoría constante deberá darle poder a sus empleados para las tomas de decisiones, deberá integrarlos en los canales de información. El secreto de último minuto y manejo relámpago de la información solo ocasiona lo que dice la encuesta, que solo el 14% de los empleados creen que en sus empresas existe una comunicación abierta, sin embargo al restante 86% seguimos pidiéndole que nos sigan y crean en nosotros para ayudarnos a cumplir nuestra visión…

•          EL COMPROMISO DE TODOS SOLO SE PUEDE LOGRAR SI INTEGRAMOS A TODOS AL COMPROMISO…                                                                                                                                                                                                                                                                                                                      Rafael Vargas

TIP 5: Una planificación estratégica con indicadores claros  HARA LA DIFERENCIA.

–        Imagínense un partido de pelota sin un marcador!!!. ¿Realmente como seria? Aburrido, pocos interesados, sin promesa de triunfo al final del camino… ¿Por qué? Sencillamente porque no habría EMOCION, LOS EMPLEADOS NECESITAN EMOCION PARA IR TODOS LOS DIAS A SU TRABAJO Y NO LOS ATRAPE LA MONOTONIA LABORAL.

Pregunta del millón: ¿Dentro de sus Instituciones existen indicadores que generan EMOCION CONSTANTE a los empleados? RECUERDEN QUE LO QUE NO SE MIDE NO SE PUEDE CONTROLAR Y LO QUE NO PUEDE  CONTROLAR JAMAS SE PODRA MEJORAR.

•          TIP 6: Es recomendable tener 5 a 8 indicadores por proceso o por área. No es recomendable tener 15 a 20 indicadores que jamás podrán medirse o sustentarse y que al final terminaran evaluándose por pura percepción. Utilice su scorecard de gestión para alinear aspectos criticos que empujen y direccionen las áreas hacia su filosofía institucional y hacia el logro de su plan estratégico…

MUCHOS NOS DICEN QUE LOS EMPLEADOS, SE LES PAGA PARA QUE HAGAN POR LO QUE SE LES PAGA, SE ALQUILARAN DOS BRASOS Y AUNQUE LA CABEZA VENGA GRATIS, NO LA NECESITAMOS Y PUNTO. PERO MI PERCEPCION ES QUE LOS INDICADORES DE GESTION LE AHORRARAN TENER UN CAPATAZ CON UN LATIGO PARA QUE LOS EMPLEADOS TRABAJEN E CLARAMENTE INCREMENTARA SIGNIFICATIVAMENTE LOS NIVELES DE ALINEACION INDIVIDUAL HACIA SU PLAN ESTRATEGICO INSTITUCIONAL.  Porque sencillamente “Las personas respondemos diferentes cuando sabemos que nos están midiendo y recompensando”

•          En resumidas cuentas la clave es tener el Plan Estratégico:

•          Actualizado y a la vista de todos. ( A nivel estratégico y a nivel operativo)

•          Fechas claras y objetivos medibles y alcanzables. ( Todo el mundo debe saber que deberá alcanzara la empresa/institución en determinadas fechas)

•          Scorecard y programa de recompensa por la Eficiencia. (Celebre lo pequeños logros)

Muchos clientes me cuestionan abiertamente  con la interrogante siguiente. ¿Porque cambiar mi estilo de administrar, si hasta la fecha he sobrevivido “bien”…

Sencillamente porque la nueva clase de clientes es cada vez: más demandante y menos leal y porque en estos tiempo cada vez más globales y competitivos ya no podemos medirnos por lo que ganamos en un año X o Y, sino que debemos  analizar de manera estratégica y pensar en que todo lo que dejamos de ganar y computarlo como perdidas,  pues la idea máxima de un plan estratégico es crear y fomentar ventajas competitivas sostenibles para tener mejores medios de llegar adonde otros llegaron primero o están satisfaciendo mejor que nosotros.

En general entiendo que la planificación y la definición estratégica proporcionan la principal fuente de ventajas competitivas a la que puede tener acceso una organización. La planificación estratégica toca todos los puntos, fuertes y débiles de manera integral. Desde la gestión del recurso humano hasta el desarrollo de nuevos productos y servicios. Analiza las competencias centrales internas y define cuales nuevas son alcanzables. Plantea un marco de referencia operativo que permite el empoderamiento general del personal y esto impacta todos los ámbitos de la empresa.  Control y definición del marketing, operaciones, gestión humana, gestión tecnológica, desarrollo de nuevos productos y servicios y en definitiva todos los aspectos que tocan de una forma u otra la vida organizacional.