El ABC de la Planificación Estratégica, parte 2.

En la primera entrega pudimos observar a través del estudio que les presente, por que en muchas ocasiones la Filosofía Institucional no está llegando a impactar en el personal de su institución como esta debería. También pudimos ver una serie de consejos sencillos y practicables que deben de tomarse en cuenta para iniciar el proceso de abrir las puertas a ese 80% de sus empleados que lamentablemente siguen concluyendo que el logro de los objetivos de la institución es algo totalmente ajeno a ellos.

Como siempre he sido amigo de los Tips, steps by steps, check list, resúmenes y recomendaciones de autores en los libros, les confieso que es lo primero que busco al abrir un libro, utilizaré esta misma metodología para abordar mi óptica de la “Planificación Estratégica” a través de un Check List general que iremos profundizando en cada entrega.

1	Prepararse y Organizarse: identificar los problemas específicos  que el proceso debe abordar
	Determinar si la organización está lista para “Tener un proceso Planificación Estratégica”.
	Crear un comité de planificación
	Identificar las informaciones que deben ser levantadas para tomar las decisiones más adecuadas. “¿Realmente sabemos por qué hemos tenido éxito hasta la fecha?”, “ ¿Cómo queremos diferenciarnos de la competencia?, ¿Hacia dónde se está moviendo nuestro mercado?.
2	Articular la misión y visión funcional: Los dueños/administradores deberán clarificar porque existe la institución y su propósito organizacional
	Determinar su negocio primario  y el propósito organizacional
	Identificar los valores corporativos
	Crearse una imagen de lo que el éxito será, (Indicadores claros, medibles y alcanzables).
3	Revisar su posición estratégica: Levante data actualizada del entendimiento y desarrollo de factores claves.
	Fortalezas y debilidades internas. (Auditoria Gestión Humana, Auditoria Marketing, Auditoria Procesos, Auditoria Tecnología, Auditoria Financiera)
	Oportunidades y amenazas externas detectadas por análisis competitivo de las 5 Fuerzas del Mercado y de las Matrices de BCG y GE.
	Oportunidades del mercado detectadas a través de encuestas de clientes, Grupos focales, Buzones, Entrevistas, Cámaras Ocultas ect.
	Consolide todo en un FODA de actuación Institucional
4	Consenso en las Prioridades: identifique la mejor forma para dirigirse a los asuntos críticos
	Fortaleciendo la ventaja competitiva de la organización. (Lo bueno es enemigo de lo excelente… Identifique y propóngase en que elementos usted quiere ser memorable y excepcional)
	Determine sus objetivos a largo plazo ( Objetivos Estratégicos o Ejes del Plan)
	Seleccione las líneas estratégicas para cada objetivo o para segmento o cartera  de clientes. ( En el caso de tener varios)
	Establezca programa de objetivos operativos departamentales de corto plazo y un resultado numérico  claro para alcanzarlos
	Dibuje las acciones que deben  realizarse anualmente en un mapa estratégico institucional
5	Organice su Plan
	Contar con el Plan Estratégico completo- Para referencia General y como Mapa General.
	Plan Estratégico en una Página- Para comunicar a su personal. (Filosofía, objetivos estratégicos, líneas y a grandes rasgos los 8 o 10 objetivos más importantes del año)
6	Mueva el Plan
	Todos en la organización recibieron el plan por algún canal o forma ( printeado, por email, campaña interna masiva, pizarra de sala de reuniones, revistas , talleres etc.)
	Identifique y comprometa a los lideres  departamentales con los objetivos estratégicos del plan
	Provea soportes de presupuesto y recursos que permitan alcanzar sus indicadores operativos a inicio de cada año.
7	Identifique las próximas acciones
	Un programa de Scorecard para medición y alineación institucional
	Plantillas de seguimiento para la ejecución a cada área o proceso medular.
	Seguimiento y actualización (Identifique y empodere la unidad o persona que debe dar seguimiento).
	Identifique la fuente de cada métrica asociada a cada objetivo medible. Todo indicador debe poder ser medible y verificable.
	Haga del proceso de reportería un proceso sistemático mensual o cuatrimestralmente
	Comuníquele a cada responsable  el cómo y el cuándo deberá reportar sus metas
	Planifique mensual y cuatrimestralmente reuniones de seguimiento estratégico.
	Regularmente monitoreé, evalué y adáptese a cambios

Si dividimos el anterior check list en dos grandes componentes,  pudiéramos hacer el siguiente análisis:

A)     Los puntos 1, 2, 3 y 4 al que llamaríamos bloque de la  “Definición Estratégica”.

B)       y puntos 5, 6, 7 al cual llamaríamos el bloque de la “Implementación estratégica”,

 Y es en estos últimos 3 puntos que quisiera hacer un acápite especial, para dejar claramente establecido por que en los siguientes artículos le dedicaremos tanto tiempo a la implementación.  Según un informe la Revista Fortune, (revista de negocios especialmente conocida por su famosa publicación de rankings de riqueza, mejores compañías para trabajar y todo tipo de estudios relacionados con el mundo de las finanzas),  nueve (9) de cada diez (10) estrategias aprobadas por la Dirección de una Organización nunca llegaban a implementarse correctamente a nivel operativo.

¿Por qué?

1) Porque la misma no se comunica a todo el personal.

2) Porque no están alineadas con los objetivos personales de quienes las tienen que aplicar. (Medición y Recompensa)

3) Porque no se vincula la estrategia con los objetivos a largo plazo de la empresa. (Alineación estratégicas con las Métricas Departamentales)

4) Porque no se identifican indicadores de desvíos o aciertos (falta control de gestión).

5) Porque no se definen los factores claves del éxito del plan general.

6) Porque no se evalúan a priori las competencias del personal responsable de la ejecución del plan. (Análisis del Recurso Humano que ejecutará)

Cuando hablamos de Planificación Estratégica las empresas siempre se encontraran frente a dos necesidades:

·         por un lado definir la estrategia.

·         y por el otro, implementarla.

Para concluir esta sección quisiera compartir una famosa pregunta que me hacen constantemente mis estudiantes cuando le suministro toda esta información, y como es normal,  se sienten escépticos  e inquietos al ver que en la práctica muchas empresas de nuestro país están tan distanciadas de la teoría… Profesor ¿USTED CREE QUE REALMENTE TODA ORGANIZACION NECESITA UN PLAN ESTRATEGICO? LA RESPUESTA ES UNICA Y DE MANERA CATEGORICA, “SI”, YA QUE TODA EMPRESA TIENE UN TIPO DE ESTRATEGIA PARA SALIR ADELANTE… Para implementar un plan de crecimiento, redefinir el vinculo con sus clientes, construir habilidades distintivas de largo plazo, crear una cultura de innovación, mejorar su eficiencia operacional, apoyar al ambiente y la  biodiversidad, aumentar el consumo de sus clientes, potenciar sistemas de gestión, control y tecnología, crecer, crecer ect..

ENTONCES LA PREGUNTA NO DEBERIA SER SI TODA ORGANIZACION NECESITA UN PLAN ESTRATEGICO, SINO, SI LA ESTRATEGIA DE LA EMPRESA NECESITA ESTAR ORGANIZADA, ALINEADA CON SU GENTE, CON SUS PROCESOS, CON SU MERCADO, EN SU MEDICION DE ÉXITO Y SOBRE TODO SER VIABLE EN COSTOS Y TIEMPO ETC. 

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