Reuniones para planificar Reuniones.

El trabajo en una empresa requiere de reflexión constante y de toma de riesgos. La gente intentará reducir la incertidumbre y el riesgo a través de discusiones y de la compartición de responsabilidades. Sin embargo las reuniones y la construcción de consenso excesivos pueden a una cultura de ineficiencia.

El número de asistencia a reuniones crece rápidamente en la medida en la que el grupo de los que  “les gustaría saber” se agrega a los participantes  que “necesitan saber”.

Expertos en el tema afirman que las mejores horas para realizar reuniones son las 9:00a.m. (Antes de comenzar el día) y 3:00 p.m. (después del almuerzo)

Existen muchos modelos, tips y recomendaciones para llevar a cabo reuniones, abajo encontraran algunas de las que entiendo más importantes.

1.       Conocer el propósito de la reunión y cuál es nuestro propósito al asistir

2.       Obtener toda la información que debemos llevar

3.       Conocer la agenda que se seguirá y asegurarnos que nuestra agenda coincide con la de la reunión

4.       Llegar a tiempo y estar en el salón de reunión hasta que la misma termine

5.       Nunca olvide la razón principal de la reunión

6.       Recordar la regla de oro en reuniones: “Rezar en público, criticar en privado”

7.       No convenga reuniones fuera de las horas normales de trabajo, a menos que sea una emergencia.

8.       No utilice las reuniones para destruir la carrera de otros

9.       Mantenga separados los asuntos personas de los asuntos de trabajo

10.   Siempre prepare una agenda clara y circularla con anticipación entre los participantes

11.   Termine una reunión programada regularmente cuando el propósito para realizarla ya no exista

12.   Siempre asegúrese que alguien entregue una minuta  antes de las 24 horas de concluida la reunión consolidando todas las responsabilidades acordadas.

Las reuniones siempre serán necesarias para mantener la comunicación en la empresa, realizar el trabajo en equipo y son de tanta importancia como cualquier otra actividad clave de la empresa ya que en ellas se: toman de decisiones, solucionan de problemas, intercambia información, planifica, entre otras.

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